Cómo evitar que tu correo electrónico se sature y te sature

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¿Sabías que las personas pasan en promedio un tercio de su tiempo en el trabajo leyendo y respondiendo su correo electrónico? Según una encuesta realizada por el Instituto Global McKinsey, los empleados de oficina pasan 2.6 horas al día leyendo y respondiendo correos electrónicos.

Es probable que sea mucho más que eso. Especialmente con los teléfonos móviles y la cultura de estar «siempre activo» en el trabajo. Para algunas personas, asegurarse de que su bandeja de entrada esté siempre en cero es una obsesión. Para otros, no les molesta el desorden.

De cualquier manera, necesitamos aprender a manejar el correo electrónico y evitar que se sature y nos sature. Aunque no lo creas, los correos electrónicos constantes están dañando tu salud y tu productividad.

Primero comencemos analizando lo siguiente:

Los correos electrónicos causan estrés

Tus correos electrónicos te estresan, te des cuenta o no. Hace unos años, Gloria Mark, profesora de la Universidad de California en Irvine, realizó un estudio en el que prohibió a un grupo de trabajadores revisar sus correos electrónicos por completo durante una semana, y les dio monitores de frecuencia cardíaca para ver cómo les afectaba.

Ignorar por completo los correos electrónicos redujo significativamente sus niveles de estrés. Además, un estudio llamado «Las computadoras y el comportamiento humano» descubrió que revisar más tu correo electrónico te inducirá más estrés.

Los correos electrónicos perjudican tu productividad

Esas notificaciones constantes y la cantidad de veces que revisas tu correo electrónico te distraen de tu trabajo. Hay suficientes distracciones en el trabajo de por sí, ya sea tu jefe chequeando tus labores o tus compañeros de trabajo interrumpiendo para alguna ayuda.

En otro estudio realizado por Gloria Mark, descubrió que cuando se interrumpe una tarea «se tarda un promedio de 23 minutos y 15 segundos en volver a la tarea».

Luego de conocer estos datos, queremos compartir contigo algunas formas simples de administrar la sobrecarga de correos electrónicos.

Si deseas reducir el estrés y ser increíblemente productivo, necesitas aprender a administrar tu correo electrónico.

  1. Reduce los correos electrónicos que recibes

El primer paso para administrar la sobrecarga de correos electrónicos es disminuir todos los correos inútiles que te llegan. Una buena idea sería crear una dirección de correo electrónico específicamente para esos correos electrónicos promocionales y revisar tu bandeja una vez a la semana o cada quince días.

  1. Envía menos correos electrónicos

Para recibir menos correos electrónicos, debes enviar menos correos electrónicos.

Úsalo solo cuando en realidad lo necesites. La comunicación personal o las llamadas telefónicas pueden resolver un problema mucho más rápido que un correo electrónico.

  1. No copies (CC) a toda tu oficina cuando envíes un correo.

De hecho, según un artículo en el Wall Street Journal, una compañía llamada International Power en Londres pudo reducir la cantidad de correos electrónicos en un 54% solo por pedirles a todos en su equipo que lo piensen dos veces antes de reenviar o enviar mensajes de correo electrónico a las personas.

Según el artículo:

En International Power, se les pidió a los ejecutivos que lo pensaran dos veces antes de reenviar correos electrónicos o incluir múltiples destinatarios. La iniciativa, detallada en un próximo número de Harvard Business Review, condujo a una caída del 54% en la cantidad de correos electrónicos enviados por el equipo ejecutivo. Los otros 73 empleados de la compañía con sede en Londres comenzaron a seguir su ejemplo, a pesar de que no habían recibido instrucciones específicas. Finalmente, la compañía ganó 10,400 horas extras de producción anualmente, lo que les representó más tiempo para trabajar en proyectos más grandes e importantes.

  1. Revisa tus correos electrónicos en un horario específico.

El mejor consejo de productividad para los correos electrónicos es definir el tiempo específico para revisar tus correos electrónicos, en lugar de estar revisándolos todo el día.

El autor James Clear, comenta que uno de sus mejores consejos para administrar el correo electrónico era no revisarlo antes del mediodía. Y esto se debe a que en la mañana nuestra energía está en lo más alto, por lo que deberíamos enfocarnos en nuestro trabajo.

Otro consejo del experto en liderazgo Kevin Kruse. El cual tiene un sistema al que llama el sistema 3-2-1 y consiste en revisar tu correo electrónico tres veces al día (mañana, medio día y tarde), y luego tomarte 21 minutos para borrar y responder tantos correos electrónicos como sea posible.

  1. Usa herramientas de colaboración.

Con herramientas como Slack cada vez más populares, la sobrecarga de correos electrónicos debería ser más fácil, en teoría.

El equipo de TalentoHumano.ec utiliza Asana y nos ha ayudado a organizar y concentrar la información de una manera más productiva y sin depender de los correos electrónicos.

Si usas herramientas de comunicación como estas, es importante establecer límites con tu equipo sobre cuándo usar qué y cuándo no. Ya que, si aún recurren a los correos, no querrás tener dos plataformas diarias que estar revisando.

  1. Se conciso, pero inteligente

Muchas personas escriben sobre la necesidad de ser concisos y de mantener sus correos electrónicos cortos y al grano, pero también es importante ser inteligente y claro con tus correos electrónicos. Se claro y lo suficientemente explicativo para evitar la mayor cantidad de respuestas o preguntas posibles.

  1. Desactiva las notificaciones de tu teléfono.

Parte de liberarte de la saturación de tu bandeja de entrada, es establecer límites de cuándo puedes consultar el correo electrónico y cuándo no.

Hay algunas razones importantes por las que deberías desactivar las notificaciones del correo en tu teléfono. Primero que todo, no quieres aparecer «siempre en línea» y deseas mantener un buen equilibrio trabajo-vida.

  1. Usa herramientas digitales para ayudarte

Existen muchas herramientas bastante útiles para ayudarte a administrar la saturación de correos electrónicos. Aquí te mencionamos algunas:

  1. FollowUpThen

Esta herramienta te ayudará a limpiar tu bandeja, programar respuestas automáticas, incluso recordatorios a destinatarios para que no se olviden de responderte.

2. Boomerang (for Gmail)

Exclusivo para utilizarla con Gmail, te ayuda a tomar un mejor control cuando envías y recibes correos.

3. HubSpot email tracking

Con esta aplicación es muy útil si trabajas en ventas, ya que podrás saber cuando un «lead» abre tu correo, cuando darle una respuesta oportuna y poder lograr tus objetivos.

4. Todoist

Todoist podrás instalarla en todos tus dispositivos, lo mejor que es que además de poder gestionar tu correo electrónico, te ayuda a organizar todos tus pendientes personales y profesionales.

 

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